Bij een SWOT-analyse is de W van Weaknesses vaak het lastigste kwadrant. Sterktes schrijven mensen graag op, en kansen en bedreigingen voelen relatief neutraal. Eerlijk benoemen wat je eigen organisatie minder goed doet, ligt gevoeliger. Toch legt juist dit deel van de analyse vaak de meeste verbeterruimte bloot. Wie zijn zwaktes niet kent, kiest al snel een strategie die op papier klopt maar in de uitvoering vastloopt.
Eerder schreven we over de Strengths in SWOT. Dit stuk gaat over de tegenhanger: wat Weaknesses precies zijn, hoe je ze vindt, hoe je ze formuleert en wat je er vervolgens mee doet.
Wat zijn Weaknesses in de SWOT-analyse?
In de SWOT-analyse staan vier begrippen centraal: Strengths (sterktes), Weaknesses (zwaktes), Opportunities (kansen) en Threats (bedreigingen). Sterktes en zwaktes horen bij de interne analyse en gaan over de organisatie zelf. Kansen en bedreigingen komen uit de externe omgeving.
Een zwakte is een intern kenmerk dat de organisatie benadeelt ten opzichte van concurrenten of dat het bereiken van doelen in de weg staat. Het sleutelwoord is intern: de organisatie heeft er invloed op, ook als die invloed beperkt of traag is. Een stijgende rente, een nieuwe concurrent of strengere wetgeving zijn dus geen zwaktes, maar bedreigingen. Dat de organisatie slecht op zo’n ontwikkeling is voorbereid, kan wel een zwakte zijn.
Een zwakte is altijd relatief
Een zwakte bestaat pas in vergelijking met iets anders. Een levertijd van vijf werkdagen is geen probleem in een markt waar iedereen een week nodig heeft, maar wel als concurrenten de volgende dag leveren. Stel daarom bij elke mogelijke zwakte de vraag: zwak ten opzichte van wie, en in de ogen van welke klant?
Waar vind je de zwaktes van een organisatie?
Zwaktes komen zelden vanzelf boven tafel. Een goede interne analyse helpt om ze systematisch op te sporen. Je kunt daarbij langs een aantal gebieden lopen:
- Financiën: lage marges, hoge schulden of afhankelijkheid van één grote klant.
- Mensen en organisatie: personeelstekort, gebrek aan specifieke kennis of onduidelijke verantwoordelijkheden.
- Processen: trage besluitvorming, verouderde systemen of veel fouten in de uitvoering.
- Marketing en verkoop: een onduidelijke positionering, weinig naamsbekendheid of een beperkte online aanwezigheid.
- Product of dienst: een smal assortiment, kwaliteitsproblemen of weinig vernieuwing.
Modellen als de waardeketen van Porter of het 7S-model van McKinsey kunnen hierbij als checklist dienen. Ze zorgen ervoor dat je niet alleen naar de voor de hand liggende onderdelen kijkt, maar ook naar zaken als cultuur, leiderschapsstijl en ondersteunende processen.
Gebruik meerdere bronnen
Wie alleen het managementteam naar zwaktes vraagt, krijgt vaak een beperkt beeld. Klanten zien andere problemen dan directeuren, en medewerkers op de werkvloer weten vaak precies waar processen haperen. Klachtenregistraties, klanttevredenheidsonderzoek, verloopcijfers en financiële kengetallen maken het beeld concreter. Een vergelijking met directe concurrenten helpt ook, omdat een zwakte zoals gezegd relatief is.
Zwaktes concreet formuleren
Een veelvoorkomend probleem is dat zwaktes te vaag worden opgeschreven. ‘Slechte communicatie’ of ’te weinig marketing’ zegt weinig. Je weet niet hoe groot het probleem is en wat de gevolgen zijn. Een bruikbare zwakte is specifiek, bij voorkeur onderbouwd met feiten, en maakt duidelijk waarom ze ertoe doet.
Vergelijk bijvoorbeeld ‘onze klantenservice kan beter’ met ‘klanten wachten gemiddeld drie dagen op een antwoord per e-mail, terwijl de twee grootste concurrenten binnen een werkdag reageren’. De tweede formulering laat zien wat er mis is, hoe groot het verschil is en waarom het een concurrentienadeel oplevert.
Beperk je daarnaast tot de zwaktes die er echt toe doen. Een lijst van vijftien punten maakt de analyse niet sterker, alleen onoverzichtelijker. Meestal zijn drie tot vijf relevante zwaktes genoeg om mee verder te werken. Meer valkuilen lees je in het artikel over de meest gemaakte fouten in de SWOT-analyse.
Drie fouten die vaak terugkomen
De eerste fout is het verwarren van zwaktes met bedreigingen. Externe ontwikkelingen horen niet in het W-kwadrant, hoe vervelend ze ook zijn. De tweede is sociale wenselijkheid. In een workshop met het management blijven gevoelige onderwerpen soms onbesproken, zoals de kwaliteit van het leiderschap of een product dat al jaren marktaandeel verliest. Anonieme input of een externe begeleider kan helpen om die onderwerpen toch op tafel te krijgen.
De derde fout is een zwakte opschrijven die eigenlijk een neutraal kenmerk is. ‘We zijn een klein bedrijf’ kan een zwakte zijn, omdat je minder inkoopmacht hebt, maar ook een sterkte, omdat de lijnen kort zijn en je snel kunt schakelen. Maak dan duidelijk welk concreet gevolg je bedoelt.
Van zwakte naar strategie
Een SWOT-analyse is geen doel op zich. De zwaktes krijgen pas betekenis als je ze koppelt aan de externe factoren. Daarvoor is de confrontatiematrix een veelgebruikt hulpmiddel. Je zet de interne factoren af tegen de externe en beoordeelt welke combinaties het zwaarst wegen.
Bij zwaktes zijn twee combinaties van belang. Een zwakte in combinatie met een kans vraagt om verbetering: je wilt de kans benutten, maar de zwakte staat in de weg. De strategie kan dan zijn om te investeren, samen te werken of kennis in te kopen. Een zwakte in combinatie met een bedreiging is de gevaarlijkste situatie. Daar gaat het om verdedigen of terugtrekken: het risico verkleinen, een onderdeel afstoten of de organisatie wendbaarder maken.
Een voorbeeld maakt dit concreet. Stel dat een regionaal installatiebedrijf veel vraag ziet naar warmtepompen, terwijl het eigen personeel weinig ervaring heeft met deze techniek. De kans is duidelijk, maar de zwakte staat in de weg. De strategische vraag is dan niet of het bedrijf moet groeien, maar hoe het die kennis snel opbouwt, bijvoorbeeld door gerichte opleidingen of door samen te werken met een gespecialiseerde partner.
Niet elke zwakte hoeft te worden opgelost
Het is verleidelijk om voor elke zwakte een verbeterplan te maken. Dat is niet altijd verstandig. Sommige zwaktes zijn de keerzijde van een bewuste keuze. Een premiummerk dat geen lage prijzen voert, hoeft zijn hogere prijs niet als probleem te bestrijden zolang klanten de meerwaarde zien. Het gaat erom welke zwaktes de gekozen strategie werkelijk in de weg staan, en die verdienen de meeste aandacht.
Conclusie
De Weaknesses in de SWOT-analyse gaan over interne kenmerken die een organisatie benadelen ten opzichte van concurrenten of die het halen van doelen bemoeilijken. Ze zijn relatief, ze vragen om eerlijkheid en ze zijn pas bruikbaar als ze concreet en onderbouwd zijn. Zoek ze op verschillende plekken in de organisatie, gebruik meerdere bronnen en beperk je tot wat er echt toe doet. Koppel ze vervolgens aan kansen en bedreigingen, zodat duidelijk wordt welke zwaktes je moet aanpakken en met welke je bewust kunt leven. Zo wordt het lastigste kwadrant van de SWOT vaak het meest waardevolle.
